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Actualités : Plan de classement des documents bureautiquePour faire suite aux Ateliers numériques 43 organisés fin 2019 sur différentes problématiques en lien avec la dématérialisation de l'administration, les Archives départementales en partenariat avec le Centre de gestion ont souhaité apporter une première réponse aux attentes et interrogations en matière de classement des documents numériques. Un groupe de travail s'est donc réuni aux Archives départementales en février 2020 avec des communes volontaires pour élaborer un plan de classement bureautique permettant d'organiser les documents numériques des communes. En ces temps de confinement et de télétravail, nous vous proposons donc ces outils pouvant faciliter la gestion de vos documents bureautiques et le partage.
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Contact
- Théo Reversat
- Mail : archives43@cdg43.fr
Le service Archives Inter-collectivités a été crée afin de répondre aux besoins des collectivités en matière de classement et d’archivage.
Sa mission consiste, en liens étroits avec les Archives Départementales de la Haute-Loire, à trier, classer et inventorier les archives des collectivités territoriales.
Intervention du service Archives inter-collectivités
Les étapes préalables à l’intervention
- Estimation sur place du temps de travail à réaliser selon le nombre de mètres linéaires d’archives,
- établissement d’un devis,
- signature d’une convention d’affectation temporaire d’un(e) archiviste entre le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale et la collectivité.
Le déroulement de l’intervention de l’archiviste
Intervention sur place de l’archiviste ou transfert des archives de la collectivité dans les locaux du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale :
- classement des archives par thème et sous thèmes,
- tri des documents à éliminer (élaboration de bordereaux d’élimination, signature de ces bordereaux par le Directeur des Archives Départementales de la Haute-Loire),
- cotation des documents et des boîtes d’archives,
- réalisation d’un inventaire et d’un index sous forme de base de données, grâce à un logiciel qui s’appelle ARCHIVIX, crée par le service informatique du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale, qui permet ensuite au personnel de la collectivité une recherche rapide des documents. Ces documents sont également fournis sur papier à la collectivité,
- formation du personnel à la recherche des documents, à partir de l’index et de l’inventaire, qu’il soit sur papier ou sur informatique, ainsi qu’au classement et à la consultation des documents,
- communication de quelques notions juridiques importantes relatives aux archives communales.
Financement
Le financement se fait par convention entre le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale et la collectivité. Il est calculé à la journée travaillée.
Consultation de vos archives
